Continuando no tema trabalho e depois de falar sobre a minha história a vida é mais do que trabalhar das 9h às 17h e as 15 coisas (menos positivas) que aprendi ao ter um blog, dou seguimento ao último post sobre este tema (com atraso, mas veio), 7 passos que me ajudam na organização e produtividade.

Quando planeei falar sobre trabalho, perguntei no Instagram (instastories) se queriam que falasse sobre organização e produtividade, as respostas foram maioritariamente SIM.

Recebo muitas (mas muitas) mensagens a pedir dicas de como me organizo no blog e este é um tema que não tem uma resposta totalmente certa, depende muito do trabalho e objetivos de cada um.

Com a experiência percebi que o sucesso e a consistência na produção de conteúdos (seja de um projecto ou um “simples” post no blog) dependem de 3 factores:

1. Organização – definir objetivos -> estruturar ideias -> arrumar esses objetivos e ideias em categorias.
2. Planeamento – perceber os passos necessários para a realização desses objetivos e ideias.
3. Produção ou produtividade – plano de ação para a realização desses objetivos

Demorei vários meses (diria até anos), para perceber qual a estratégia mais eficaz para ter uma melhor organização e produtividade e realizar os vários projectos que tenho em mãos.

Trabalhar por conta própria exige disciplina, organização e muito empenho. Ninguém faz este trabalho por ti, és tu que tens de arregaçar as mangas e definir:

• o quando
• o como
• e o porquê.

Não existem fórmulas mágicas e a maioria das aprendizagens ocorrem por tentativa/erro. Abaixo vou partilhar os 7 passos que me ajudam na organização e produtividade tanto no blog, como nos projectos paralelos ao blog. Quero referir que estas são as minhas estratégias, não tenho filhos e dedico grande parte do meu tempo ao meu trabalho.

Os 7 passos que me ajudam na organização e produtividade:

1. Fazer de nós uma prioridade

No inicio (confesso), quando comecei a trabalhar por conta própria, negligenciei totalmente este ponto.

• Qual a correlação entre cuidarmos de nós e a organização/produtividade?
• Porque motivo teria eu de ser uma prioridade e não o meu trabalho ou a minha família?

As respostas a estas questões surgiram no dia em que me senti exausta e totalmente “overwhelmed” (sobrecarregada? É muita coisa para fazer sozinha?), não sabia por onde me virar e percebi que para dar resposta a todas as exigências precisava cuidar de mim primeiro, sempre e todos os dias.

Primeiro cuidar da mente e do corpo

O nosso corpo é uma ferramenta incrível e maravilhosa, sem um corpo saudável não conseguimos produzir. Mas, podemos ter um corpo totalmente funcional e a mente não estar bem. Um não funciona sem o outro.

Ter uma mente alinhada, calma e com um mindset certo aliado a um corpo saudável é o primeiro passo para sermos mais produtivos e realizar os nossos sonhos.

Criar rotinas bem definidas antes de começar a trabalhar

Para criar o mindset certo, fortalecer a mente e o corpo é preciso criar rotinas diárias (tal como lavar os dentes ou tomar banho todos os dias). Por isso os meus dias começam com uma rotina:

• Definir uma hora para acordar (normalmente acordo às 6h00 da manhã)
• Meditar (10 minutos, antes de comer ou vestir)
• Fazer desporto (faço no horário das 7h00 às 8h00, 3xs por semana), prefiro fazer desporto logo pela manhã.
• Ler e cuidar da mente (gosto de ouvir um podcast ou um audiobook quando estou a preparar o pequeno-almoço)
• Tomar um bom pequeno-almoço (fundamental para começar bem o meu dia e com energia).
• Começo a trabalhar entre as 9h00 e as 9h30

Cada pessoa pode definir as suas rotinas, estas são as que funcionam para mim. As 3 primeiras horas do meu dia são dedicadas a mim. Acordar cedo, meditar e fazer desporto fazem uma total diferença no meu dia e na minha produtividade. Mas mais um vez quero referir que estas são as minhas rotinas, sem filhos e a trabalhar a partir de casa.

2. Definir as áreas da vida

Para produzir e atingir resultados precisamos de uma boa estratégia de organização. O grande problema é que a maioria de nós (principalmente quando trabalhamos por conta própria) não distingue o trabalho pessoal, do profissional.

Vou dar um exemplo:

Um roupeiro (pode simbolizar a nossa vida geral), onde guardamos todas as nossas roupas.
– Imaginando que não há gavetas nem um varão para pendurar a roupa. Então o roupeiro seria um depósito de roupa (cuecas misturadas com calças e camisas com pijamas) -> Uma desorganização total.

• Como organizar e encontrar o que queremos?
  Resposta: Definindo áreas para cada coisa.

Deste exemplo podemos passar para a nossa vida e antes de traçar metas e objetivos precisamos definir as áreas da vida. Tal como existem categorias e áreas num roupeiro ou armário é importante fazer o mesmo com as categorias da nossa vida.

Este ponto deve ser adaptado a cada pessoa, pois as minhas prioridades podem ser diferentes das vossas. Gosto de ser o mais simples, realista e minimalista possível neste ponto, e defino 5 áreas principais da minha vida.

• Trabalho
• Desenvolvimento pessoal e self-care
• Casa e alimentação
• Lazer, família e relações
• Finanças

Desde há 2 anos, que no final de cada ano faço uma análise do todo o ano com o método de pizza da vida ou roda da vida que aprendi com a minha querida amiga Sofia de Assunção. Faço essa roda no meu diário da gratidão (um caderno que tenho exclusivamente para escrever 3 coisas pelas quais estou grata todos os dias).

Isto permite-me duas coisas:

1. Perceber quais as áreas realmente importantes na minha vida e como as classifico naquele momento
2. Perceber onde quero melhorar e começar a pensar/traçar os meus objetivos.

3. Traçar objetivos e metas

A organização começa quando retiramos da nossa mente tudo aquilo que precisamos de fazer e colocamos em perspectiva, por isso é importante ter um local físico que nos permite ter as ideias organizadas e bem definidas.

O local pode ser:

• Um caderno;
• Um diário;
• Uma agenda
• Um bloco de notas;
• Aplicações no telemóvel ou no computador.

Depois de escolher o local para escrever passo para os meus objetivos e metas.

1. O que quero alcançar em cada área da minha vida?
2. Que passos preciso de dar para alcançar esses objetivos?

Defino 4 grandes blocos:

1. Objetivos a 1 ano

   – O que quero atingir em cada área da minha vida durante este ano?
   – Quando definir os objetivos -> No final de cada ano.
   – Defino 3 grandes objetivos para cada área.
   – Por ex, na área de trabalho: Fazer 4 receitas por mês para o blog, estabelecer uma parceria com uma marca e dar x workshops.

2. Objetivos a 1 mês

   – Que coisas preciso fazer este mês para atingir os objetivos do ano?
   – Quando definir os objetivos -> No final de cada mês.
   – Por ex, na área de trabalho: Definir um tema para um workshop, procurar espaços para dar esse workshop, planear a logística do workshop, estabelecer uma data, fazer a divulgação.

3. objetivos a 1 semana

   – O que preciso fazer esta semana para atingir os objetivos do mês?
   – Quando definir os objetivos -> No final de cada semana (todos os domingos dedico pelo menos 30 minutos para escrever os meus objetivos da semana)
   – Distribuir os objectivos do mês pelas 4 semanas e apontar os passos que preciso fazer para os realizar.

4. Objetivos do dia

   – O que eu posso fazer hoje que me ajuda a atingir o objectivo da semana?
   – Tento fazer no máximo 2 a 3 objetivos por dia.
   – Quando definir os objetivos -> Quando defino os objectivos da semana.
   – Distribuir os objetivos da semana pelos 5 dias.

Aqui a ideia é segmentar cada grande objetivo em blocos menores ->“Corremos uma maratona em cada quilómetro e não apenas quando chegamos à meta”.

Aplicações e programas que utilizo:

Normalmente para um projecto começo sempre por um mapa mental e utilizo o Mindmeister para me ajudar nessa tarefa (por exemplo para criar este post e organizar as minhas ideias fiz um mapa mental 🙂 ).

Depois de fazer o mapa mental e colocar tudo o que está na minha cabeça (desde ideias, pensamentos e pesquisas), utilizo o Trello para fazer boards com todo o passo-a-passo que preciso executar.

4. Definir prioridades

Algo que aprendi com o tempo. Não consigo chegar a todo o lado e mais do que delegar tarefas é extremamente importante definir prioridades (e não apenas para quem trabalha por conta própria).

Existem 4 níveis de prioridades

Sinceramente não sei quem inventou os níveis de prioridades, mas quando ouvi falar dele a primeira vez, fez uma ENORME diferença na forma como vejo o trabalho.

1. Importante e urgente:

   – Ex de uma tarefa: fazer um orçamento até ao final do dia
   – O que irá acontecer se não o fizer?
   – É importante e urgente?
   – Se sim, fazer de imediato – prioridade nível 1

2. Importante mas não urgente:

   – Ex de uma tarefa: contactar um espaço para um possível workshop
   – O que irá acontecer se não o fizer hoje? Posso fazer depois do 1?
   – É importante mas não é urgente?
   – Decidir quando fazer ou fazer depois do 1 – prioridade nível 2

3. Urgente mas não é importante:

   – Ex de uma tarefa: Responder a e-mails gerais
   – Tenho de ser eu a tratar deste assunto? Posso delegar? Pode ser feito em outra altura?
   – Delegar ou fazer depois das prioridades 1 e 2 – prioridade nível 3

4. Não é urgente e não é importante

   – Ex de uma tarefa: navegar nas redes sociais
   – O meu trabalho depende disso? Se não o fizer o que acontece?
   – Não fazer no horário de trabalho – sem prioridade

Ao definir as prioridades conseguimos perceber o que realmente é importante e o que não é prioritário. As tarefas do meu dia de trabalho começam SEMPRE com prioridade 1 e só depois as restantes prioridades.

5. Fazer um plano de ação

Depois de:

• Definir as áreas da vida,
• Os objetivos de cada área,
• Definir as prioridades

É importante traçar um plano de acção.. que serão os passos que devemos fazer diariamente para atingir objetivos:

1. Organização – Check (passo 2, 3 e 4)
2. Planeamento – plano de ação
3. Produção – Realização (Do It)

Os planos de ação que utilizo:

Preparar algumas coisas no dia anterior:

Pode parecer estranho, mas se tiver o pequeno-almoço e algumas refeições já pré-preparadas ou planeadas, é menos uma coisa que tenho de me preocupar e consigo dar prioridade ao meu trabalho. Tudo o que me “rouba” tempo durante o meu dia de trabalho, tento de alguma forma agilizar noutro momento.

Ter o ambiente de trabalho organizado:

Fundamental para nos ajudar a manter o foco no que é importante. Sem distrações.

Definir horários e blocos de tempo:

Os meus dias não são todos iguais, mas (tento) ter um horário de trabalho e por isso gosto de trabalhar por blocos de tempo (explico no ponto 6 o que é)

• Apps que utilizo para agendar tarefas e horários:
  – Google Calendar (calendário virtual), sim sou das tecnologias.
  – Todoist– uma das minhas aplicações favoritas para checklist (sim sou daquelas pessoas que gosta de riscar ou colocar, check)

Utilizo o google calendar (para definir as horas) em sincronização com o Todoist (para definir tarefas).

6. Do it – Produção

Não adianta ter tudo organizado, programado e não partir para a ação. Claro que a produtividade passa sempre por uma boa organização.

Para quem trabalha por conta própria é necessário uma boa dose de força de vontade e comprometimento, lembro-me sempre “ninguém faz isto por ti Vânia.. então vamos a isso”.

Pontos que me ajudam na produtividade:

Blocos de tempo:

O que são blocos de tempo?

São períodos no meu dia em que me foco exclusivamente num projecto ou objetivo ou meta (ex: escrever este post, estou única e exclusivamente focada nisto, neste momento) – No aqui e no agora (estado de flow ou mindfulness).

Por exemplo, na escola temos as disciplinas e os blocos de tempo para cada disciplina, aqui a ideia é essa.

Defino um período de tempo com a técnica do pomodoro¹ e trabalho em blocos de 90min (trabalho totalmente focado) e 30 minutos de descanso entre cada tarefa.

Desligar todas as distrações:

Quando trabalho por blocos de tempo desactivo todas as notificações, a internet e coloco o telemóvel em modo de avião (isto é mesmo obrigatório). Comprometo-me que durante aquele período estarei totalmente focada no meu trabalho.

Fazer pausas e respeita-las:

Tal como me comprometo que durante 90 minutos vou estar totalmente focada, quando defino o período de descanso de 30 minutos entre cada bloco, faço os possíveis para me distrair da tarefa.

Recompensas:

Neste ponto é algo muito pessoal, mas que faço questão de o fazer. A vida não é só trabalho por isso também precisamos de reconhecer quando trabalhamos com empenho e dar um miminho a nós próprios. Pode ser um jantar, um passeio, uma ida ao cabeleireiro.

Nem tudo é perfeito, existem imprevistos

Nem tudo corre como planeamos e está tudo ok. Por mais organização e foco, nem sempre estamos com a mesma disposição. Por isso devemos incluir na nossa agenda tempo para imprevistos.

E porque isso acontece (acontece muito), gosto de rever o meu dia e perceber o que posso passar para amanhã e rever as minhas prioridades (do dia, da semana e até do mês). O que hoje pode ser uma meta, amanhã pode deixar de fazer sentido.

7. Desligar e re-conectar

E para terminar vou falar de um dos pontos mais importantes na produtividade. Saber quando parar – e é muito mais difícil do que parece.

Quando temos um “trabalho convencional” sabemos que a nossa folga é ao sábado ou domingo (ou determinado dia da semana). Quando trabalhamos por conta própria temos de definir por nós quando será esse momento.

Na maioria das vezes estou a trabalhar ao fim-de-semana e por isso “obrigo-me” a tirar um ou dois dias de folga durante a semana.

Pontos que considero importantes:

1. Saber quando parar (definir um horário para o dia)
2. Tirar 1 ou 2 dias por semana para descansar
3. Fazer detox digital com alguma frequência (definir determinadas horas do dia ou dias inteiros sem acesso à internet)
4. Tirar férias ou fazer um período “out”.

Em resumo (que o post já vai bem longo), estes são os passos que considero importantes e que me ajudam a ser mais organizada e produtiva.

Para quem tem um blog o que posso aconselhar é em primeiro lugar serem realistas, será que conseguem escrever todos os dias?

Com o vosso tempo como gostavam de publicar? 1 vez por semana? Que tipo de conteúdos? Anotem todas as ideias, façam mapas mentais com todas as ideias, comprometam-se e divirtam-se pelo meio 🙂

Estas dicas (as minhas) sobre organização e produtividade foram úteis? Gostava de saber, como se organizam?

Até breve

Vânia

¹Ténica do pomodoro – É um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A técnica consiste na utilização de um temporizador para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por intervalos. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mente e concentração.

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